8.2 Workflow

Version vom 13. Dezember 2021, 17:56 Uhr

Einleitung

Workflows basieren in BlueSpice 4.1 auf BPMN 2.0. Vier verschiedene Arten von seitenbasierten Workflows sind bereits integriert. Ihr Zweck ist es, eine Seite begutachten zu lassen und über eine Abstimmung ein Feedback einzuholen oder eine Seitenfreigabe auszulösen. Im folgenden werden diese Workflows daher Begutachtungen genannt.

Arten von Begutachtungen
Workflow-Typ	Beteiligte	Beschreibung
Freigabe	1 Benutzer	Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite abzustimmen. Am Ende wird bei einer "Zustimmung" des Begutachters die Seite automatisch freigegeben.
Qualitätsgesicherte Bearbeitung	3 Benutzer	Nach Bearbeitung einer Seite durch einen bestimmten Benutzer wird die Seite von einem Experten überprüft und über einen Hauptverantwortlichen freigegeben.
Gruppen-Feedback	1 Gruppe	Eine in der Gruppenverwaltung existierende Gruppe wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.
Feedback	1 Benutzer	Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.

Benachrichtigungen und Reports

Bei der Zuweisung einer Aufgabe: Wenn ein Benutzer eine Workflow-Aufgabe durchführen soll, wird sowohl eine Benachrichtigung als auch eine Aufgabe erstellt. Wird die Seite zur Bearbeitung gesperrt,
Nach Abschluss der Begutachtung: Nach Abschluss einer Begutachtung wird der Initiator benachrichtigt und eine Email an einen Reportempfänger verschickt.

Workflow-Aktivitäten

Alle Begutachtungsworkflows beginnen mit der Eingabe der Workflow-Einstellungen durch einen Benutzer (Workflow-Initiator) und resultieren in Worfklow-Aktivitäten.

Freigabe

Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite durch einen Benutzer mit Freigaberechten. Dieser Workflow macht nur Sinn, wenn auf einer Seite die Freigabe-Funktion aktiviert ist.

Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Worfklow pro Seite laufen.

BMMN Diagramm des Freigabe Worfklows.

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt.
PageCheckout	Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt.
UserVote	Der zugewiesene Benutzer führt eine Abstimmung durch und stimmt entweder zu oder lehnt ab. Alternativ kann die Aufgabe delegiert werden. Bei einer Ablehnung wird die Begutachtung abgebrochen.
ApprovePage	Bei einer Zustimmung wird die Seite freigegeben.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
PageCheckin	Die Seite wird abschließend entsperrt.

Qualitätsgesicherte Bearbeitung

Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite nach dem "6-Augen-Prinzip".

Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Qualitätsgesicherte Bearbeitung"

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt.
EditPage	Begutachter 1 kann die Seite bearbeiten und schließt die Aufgabe kommentarlos ab.
UserVote	Begutachter 2 und 3 stimmen ab. Sobald ein Begutachter ablehnt, started die Begutachtung erneut mit Begutachter 1.
ApprovePage	Nach Zustimmung von Begutachter 2 und 3 wird die Seite freigegeben.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
PageCheckin	Die Seite wird abschließend entsperrt.

Gruppenfeedback

Zweck: Einholen von Feedback von einer Benutzergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Gruppen-Feedback"

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
GroupFeedback	Alle Benutzer in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Feedback

Zweck: Einholen von Feedback eines einzelnen Benutzers zu einer Seite.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Feedback-Worfklows

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der Qualitätsgesicherten Bearbeitung wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´).
UserFeedback	Der zugewiesene Benutzer gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Weitere Workflows erstellen

Mithilfe einer BPMN-Datei können Wiki-Administratoren weitere Workflow-Variationen erstellen.

Ein Beispiel kommt in Kürze.

Technische Referenz: Workflows

Feedback zur Dokumentation ist im Community-Forum möglich.

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 !Beschreibung
 |-
-| style="width:300px;" |'''Feedback'''[[Datei:Handbuch:bpmn-UserFeedback.svg|alternativtext=BPMN Feedback|400x400px]]
+| style="width:300px;" |'''[[Handbuch:Erweiterung/Workflows#Freigabe|Freigabe]]'''
 | style="width:100px;" |1 Benutzer
-|Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben
+|Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite abzustimmen. Am Ende wird bei einer "Zustimmung" des Begutachters die Seite automatisch freigegeben.
 |-
-| style="width:300px;" |'''Gruppen-Feedback'''[[Datei:Handbuch:bpmn-GroupFeedback..svg|alternativtext=BPMN Gruppen-Feedback|400x400px]]
+| style="width:300px;" |'''[[Handbuch:Erweiterung/Workflows#Qualitätsgesicherte Bearbeitung|Qualitätsgesicherte Bearbeitung]]'''
+| style="width:100px;" |3 Benutzer
+|Nach Bearbeitung einer Seite durch einen bestimmten Benutzer wird die Seite von einem Experten überprüft und über einen Hauptverantwortlichen freigegeben.
+|-
+| style="width:300px;" |'''[[Handbuch:Erweiterung/Workflows#Gruppen-Feedback|Gruppen-Feedback]]'''
 | style="width:100px;" |1 Gruppe
 |Eine in der Gruppenverwaltung existierende Gruppe wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.
 |-
-| style="width:300px;" |'''Freigabe'''
+| style="width:300px;" |'''[[Handbuch:Erweiterung/Workflows#Feedback|Feedback]]'''
-[[Datei:Handbuch:bpmn-SingleUserApproval.svg|alternativtext=BPMN Freigabe|400x400px]]
 | style="width:100px;" |1 Benutzer
-|Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite abzustimmen. Am Ende wird bei einer "Zustimmung" des Begutachters die Seite automatisch freigegeben.
+|Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.
-|-
-| style="width:300px;" |'''Qualitätsgesicherte Bearbeitung'''
-[[Datei:Handbuch:bpmn-ExpertDocControl.svg|alternativtext=BPMN Qualitätsgesicherte Bearbeitung|400x400px]]
-| style="width:100px;" |3 Benutzer
-|Nach Bearbeitung einer Seite durch einen bestimmten Benutzer wird die Seite von einem Experten überprüft und über einen Hauptverantwortlichen freigegeben.
 |}
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 ==Workflow-Aktivitäten==
-Alle Begutachtungsworkflows beginnen mit der Eingabe der Workflow-Einstellungen und  resultieren in Worfklow-Aktivitäten. Je nach Art des Workflows sind folgende Elemente möglich:
+Alle Begutachtungsworkflows beginnen mit der Eingabe der Workflow-Einstellungen durch einen Benutzer (Workflow-Initiator) und  resultieren in Worfklow-Aktivitäten.
+=== Freigabe ===
+'''Zweck:''' Freigabe einer Entwurfsseite durch einen Benutzer mit Freigaberechten. Dieser Workflow macht nur Sinn, wenn auf einer Seite die [[Referenz:FlaggedRevs|Freigabe-Funktion]] aktiviert ist.
+'''Workflow-Instanzen:''' Es kann immer nur ein Freigabe-Worfklow pro Seite laufen.
+[[Datei:Handbuch:bpmn-SingleUserApproval.svg|verweis=https://bs4-de.wiki.bluespice.com/wiki/Datei:Handbuch:bpmn-SingleUserApproval.svg|alternativtext=BMMN Diagramm des Freigabe Worfklows.|zentriert|mini|750x750px|BMMN Diagramm des Freigabe Worfklows.]]
 {| class="wikitable" style="width:100%;"
-! style="width:300px;" |Workflow-Typ
 !Aktivität
 !Beschreibung
 |-
-| style="width:300px;" |'''''Alle'''''
 |CollectData
 |Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
-*''Benutzer:'' Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en).
-*''Anweisungen:'' Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung.
+* ''Benutzer:'' Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en).
-*''Reportempfänger:'' An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
+* ''Anweisungen:'' Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung.
+* ''Reportempfänger:'' An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
 |-
-| style="width:300px;" |'''''Alle'''''
 |PageCheckout
-|Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der ''Qualitätsgesicherten Bearbeitung'' wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´).
+|Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt.
-|-
-| style="width:300px;" |'''Feedback'''
-|UserFeedback
-|Der zugewiesene Benutzer gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.
-|-
-| style="width:300px;" |'''Gruppen-Feedback'''
-|GroupFeedback
-|Alle Benutzer in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.  Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, d.h., die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal.
 |-
-| rowspan="3" style="width:300px;" |'''Freigabe'''
 |PageCheckout
 |Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt.
@@ Zeile 68: / Zeile 62: @@
 |Bei einer Zustimmung wird die Seite freigegeben.
 |-
-| rowspan="4" |'''Qualitätsgesicherte Bearbeitung'''
+|SendMail
+|Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
+|-
+|PageCheckin
+|Die Seite wird abschließend entsperrt.
+|}
+=== Qualitätsgesicherte Bearbeitung ===
+'''Zweck:''' Freigabe einer Entwurfsseite nach dem "6-Augen-Prinzip".
+'''Workflow-Instanzen:''' Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.
+[[Datei:Handbuch:bpmn-ExpertDocControl.svg|verweis=https://bs4-de.wiki.bluespice.com/wiki/Datei:Handbuch:bpmn-ExpertDocControl.svg|alternativtext=BPMN Diagramm des Workflows "Qualitätsgesicherte Bearbeitung"|zentriert|mini|550x550px|BPMN Diagramm des Workflows "Qualitätsgesicherte Bearbeitung"]]
+{| class="wikitable" style="width:100%;"
+!Aktivität
+!Beschreibung
+|-
+|CollectData
+|Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
+* ''Benutzer:'' Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en).
+* ''Anweisungen:'' Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung.
+* ''Reportempfänger:'' An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
+|-
 |PageCheckout
 |Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung gesperrt.
@@ Zeile 81: / Zeile 98: @@
 |Nach Zustimmung von Begutachter 2 und 3 wird die Seite freigegeben.
 |-
-|'''''Alle'''''
 |SendMail
 |Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
 |-
-|'''Freigabe,'''
-'''Qualitätsgesicherte Bearbeitung'''
 |PageCheckin
 |Die Seite wird abschließend entsperrt.
 |}
+=== Gruppenfeedback ===
+'''Zweck:''' Einholen von Feedback von einer Benutzergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.
+'''Workflow-Instanzen:''' Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
+[[Datei:Handbuch:bpmn-GroupFeedback..svg|verweis=https://bs4-de.wiki.bluespice.com/wiki/Datei:Handbuch:bpmn-GroupFeedback..svg|alternativtext=BPMN Diagramm des Workflows "Gruppen-Feedback"|zentriert|mini|450x450px|BPMN Diagramm des Workflows "Gruppen-Feedback"]]
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+!Aktivität
+!Beschreibung
+|-
+|CollectData
+|Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
+* ''Benutzer:'' Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en).
+* ''Anweisungen:'' Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung.
+* ''Reportempfänger:'' An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
+|-
+|GroupFeedback
+|Alle Benutzer in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.  Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal.
+|-
+|SendMail
+|Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
+|}
+=== Feedback ===
+'''Zweck:''' Einholen von Feedback eines einzelnen Benutzers zu einer Seite.
+'''Workflow-Instanzen:''' Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.
+[[Datei:Handbuch:bpmn-UserFeedback.svg|verweis=https://bs4-de.wiki.bluespice.com/wiki/Datei:Handbuch:bpmn-UserFeedback.svg|alternativtext=BPMN Diagramm des Feedback Worfklows|zentriert|mini|500x500px|BPMN Diagramm des Feedback-Worfklows]]
+{| class="wikitable" style="width:100%;"
+!Aktivität
+!Beschreibung
+|-
+|CollectData
+|Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen:
+* ''Benutzer:'' Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en).
+* ''Anweisungen:'' Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung.
+* ''Reportempfänger:'' An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
+|-
+|PageCheckout
+|Wenn eine Begutachung läuft, ist die Seite für eine Bearbeitung gesperrt. (Hinweis: In der ''Qualitätsgesicherten Bearbeitung'' wird erst nach dem ersten Begutachter gesperrt)´).
+|-
+|UserFeedback
+|Der zugewiesene Benutzer gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.
+|-
+|SendMail
+|Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
+|}
 ==Weitere Workflows erstellen==
+Mithilfe einer BPMN-Datei können Wiki-Administratoren weitere Workflow-Variationen erstellen.
+Ein Beispiel kommt in Kürze.