Handbuch:Erweiterung/Workflows

Einleitung

Workflows basieren in BlueSpice 4.1 auf BPMN 2.0. Vier verschiedene Arten von seitenbasierten Workflows sind bereits integriert. Ihr Zweck ist es, eine Seite begutachten zu lassen und über eine Abstimmung ein Feedback einzuholen oder eine Seitenfreigabe auszulösen. Im folgenden werden diese Workflows daher Begutachtungen genannt.

Arten von Begutachtungen

Workflow	Typ	Beteiligte	Beschreibung
Freigabe	Freigabe	1 Benutzer	Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite abzustimmen. Am Ende wird bei einer "Zustimmung" des Begutachters die Seite automatisch freigegeben.
Qualitätsgesicherte Bearbeitung	Freigabe	3 Benutzer	Nach Bearbeitung einer Seite durch einen bestimmten Benutzer wird die Seite von einem Experten überprüft und über einen Hauptverantwortlichen freigegeben.
Gruppen-Feedback	Standard	1 Gruppe	Eine in der Gruppenverwaltung existierende Gruppe wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.
Feedback	Standard	1 Benutzer	Ein einzelner Benutzer wird aufgefordert, über eine Seite einen Kommentar abzugeben.

Hinweis:Es kann immer nur ein Workflow des Typs "Freigabe" auf einer Seite aktiv sein. Standard-Workflows können unabhängig davon mehrfach aktiv sein.

Benachrichtigungen und Reports

• Bei der Zuweisung einer Aufgabe: Wenn ein Benutzer eine Workflow-Aufgabe durchführen soll, wird sowohl eine Benachrichtigung als auch eine Aufgabe erstellt.
• Nach Abschluss der Begutachtung: Nach Abschluss einer Begutachtung wird der Initiator benachrichtigt und eine Email an einen Reportempfänger verschickt.
• Bei Abbruch eines Workflows:
  • Benachrichtigung wird an Benutzer mit einer ausstehenden Workflow-Aufgabe gesendet
  • Benachrichtigung wird an den Workflow-Ersteller gesendet
  • Teilnehmer vergangener oder zukünftiger Schritte erhalten keine Benachrichtigung

Workflow-Aktivitäten

Alle Begutachtungsworkflows beginnen mit der Eingabe der Workflow-Einstellungen durch einen Benutzer (Workflow-Initiator) und resultieren in Worfklow-Aktivitäten.

Freigabe

Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite durch einen Benutzer mit Freigaberechten. Dieser Workflow macht nur Sinn, wenn auf einer Seite die Freigabe-Funktion aktiviert ist.

Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Worfklow pro Seite laufen.

BMMN Diagramm des Freigabe Worfklows.

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Die Seitenbearbeitung für Wikibenutzer wird gesperrt. Während der Workflow läuft, kann nur der Benutzer mit der Workflow-Aufgabe die Seite bearbeiten.
UserVote	Der zugewiesene Benutzer führt eine Abstimmung durch und akzeptiert die Seite oder lehnt sie ab. Alternativ kann die Aufgabe delegiert werden. Bei einer Ablehnung wird der nächste Schritt (ApprovePage) übersprungen.
ApprovePage	Bei einer Zustimmung wird die Seite freigegeben.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
PageCheckin	Die Seite wird abschließend entsperrt.

Qualitätsgesicherte Bearbeitung

Zweck: Freigabe einer Entwurfsseite nach dem "4-Augen-Prinzip".

Workflow-Instanzen: Es kann immer nur ein Freigabe-Workflow pro Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Qualitätsgesicherte Bearbeitung"

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer der eine Begutachtung durchführen soll. Es müssen drei Benutzer angegeben werden: Editor (Bearbeiter), Reviewer (Prüfer), Approver (Genehmiger) Anweisungen: Eine Mitteilung an die Benutzer, damit diese die Aufgabe verstehen. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
PageCheckout	Die Seite wird für die anstehende Abstimmung zur Bearbeitung für Wikibenutzer gesperrt. Nur Editor (1. Workflow-Teilnehmer) und Reviewer (2. Workflow-Teilnehmer) können die Seite bearbeiten.
EditPage	Der zugewiesene Editor kann die Seite bearbeiten und die Aufgabe kommentarlos abschließen.
UserVote	Nachdem der Editor-Schritt abgeschlossen ist, kann der Reviewer die Seite bearbeiten und eine Stimme abgeben. Alternativ kann die Aufgabe delegiert werden. Wenn die Abstimmung positiv ist (=akzeptiert), wird der Workflow fortgesetzt. Wenn der Reviewer ablehnt, geht der Workflow zurück zum Editor.
PageCheckin	Nachdem der Reviewer eine positive Stimme abgegeben hat (akzeptieren), wird die Seite eingecheckt und der Workflow wird fortgesetzt.
PageCheckout	In diesem Schritt wird die Seite für die Bearbeitung vollständig gesperrt. Der Approver kann die Seite nicht ändern, muss jedoch die Workflow-Aufgabe abschließen oder delegieren.
ApprovePage	Nachdem der Approver die zugewiesene Aufgabe abgeschlossen hat, wird die Seite vom Status "Entwurf" auf "freigegeben" gesetzt, wenn sich die Seite im Status "Entwurf" befand (nur wenn der Genehmiger die Seite akzeptiert hat). Wenn nicht, wird dieser Schritt übersprungen.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.
PageCheckin	Die Seite wird abschließend entsperrt.

Gruppenfeedback

Zweck: Einholen von Feedback von einer Benutzergruppe. Die Gruppe muss in der Gruppenverwaltung angelegt sein.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Workflows "Gruppen-Feedback"

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
GroupFeedback	Alle Benutzer in der zugewiesenen Gruppe geben über ein Kommentarfeld ein Feedback ab. Hierbei handelt es sich um einen parallelen Workflow, das heißt, die Reihenfolge der Rückmeldungen ist egal.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Feedback

Zweck: Einholen von Feedback eines einzelnen Benutzers zu einer Seite.

Workflow-Instanzen: Es können unabhängig voneinander mehrere Feedback-Worfklows gleichzeitig auf einer Seite laufen.

BPMN Diagramm des Feedback-Worfklows

Aktivität	Beschreibung
CollectData	Im ersten Workflow-Schritt werden die Einstellungen des Worfklows vorgenommen: Benutzer: Benutzer (oder Gruppe, die in der Gruppenverwaltung angelegt ist), die die Begutachtung durchführen soll(en). Anweisungen: Eine Mitteilung an den Benutzer oder die Benutzergruppe zur Durchführung der Begutachtung. Reportempfänger: An diese Email-Adresse wird beim Abschluss der Begutachtung ein Email-Report mit den Resultaten gesendet. Wird hier ein Benutzername angegeben, so muss in der Benutzerverwaltung eine Email-Adresse hinterlegt sein, damit der Report versendet werden kann.
UserFeedback	Der zugewiesene Benutzer gibt über ein Kommentarfeld ein Feedback ab.
SendMail	Eine Email-Report wird an die angegebene Email-Adresse versandt.

Übersichtsseiten

Alle Workflows sind auf der Seite Spezial:Workflows overview aufgeführt. Es gibt eine Ansicht der aktuellen Workflows und eine Ansicht aller Workflows:

Workflows Übersicht

Tasks

Benutzer werden über ihre Workflows auf ihrer Benachrichtungsseite sowie auf der Seite Meine Aufgaben über zugewiesene Workflow-Aufgaben informiert.

Weitere Workflows erstellen

Die xml-Datei eines BPMN-Diagramms kann durch das Einfügen sogenannter Aktivitäten angepasst werden. Derzeit gibt es folgende definierte Aktivitäten:

Erweiterung: Workflows

• CustomForm
• UserVote
• GroupVote
• UserFeedback
• GroupFeedback
• SendMail
• EditRequest

Erweiterung: PageCheckout

• PageCheckOut
• PageCheckIn

Erweiterung: BlueSpiceFlaggedRevsConnector

• ApprovePage

Beispiel zum erstellen eines neuen Workflows

Technische Referenz: Workflows

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Feedback zur Dokumentation ist im Community-Forum möglich.