2024-09-13 BlueSpice Workshop (erm38180)

Workshop Agenda

1. Block (3 Stunden)

• Analyse der Inhalte: Inhaltsorganisation durch
  • Subwikis (=Farm-Wikis)
  • Namensräume
  • Kategorien
  • Unterseiten
  • Bücher
  • SMW
    • Vorlagen/Formulare
• Möglichkeiten der Navigation
  • Seitenleiste
  • Buchnavigation
  • Portalseiten
  • Seiten-Abfragen (e.g. nach Dokumententyp oder Abteilung)

2. Block (3 Stunden)

• Finale Absprache und mögliche Umsetzungsmöglichkeiten

Ergebnisse

Geplante Inhalte

Hauptanwendungsfalls des Wikis ist die IT-Dokumentation

(interne Dokumentation und Helpdesk Dokumentation für MitarbeiterInnen).

Diese betrifft 2 Abteilungen:

• IT-Infrastruktur
• IT-ERP

Bei der Planung muss berücksichtigt werden, dass weitere Nutzergruppen hinzukommen können:

• weitere Abteilungen
• Tochterunternehmen

Ausgeschlossene Inhalte

Wichtig für die Planung ist das Hintergrundwissen, dass bereits ein eigenes QM-System existiert und im Wiki absolut keine Inhalte erstellt werden sollen, die im QM-System gepflegt werden.

Dennoch sollte das Wiki ermöglichen, die für das QM-Systemangeforderten Inhalte (z.B. Inhalte von Richtlinien) im Wiki zu erstellen. Diese werden derzeit in der IT als Word-Dokumente gepflegt. Der Wunsch die Inhalte von Word in Wikiseiten umzuformatieren, wurde angesprochen.

Wichtig für die Inhaltsplanung:

• Dokumentenlenkung findet im Wiki nicht statt
• Freigabe-Mechanismus wird nicht aktiviert
• Begriffe wie "Arbeitsanweisung" oder "Gelenktes Dokument" werden im Wiki generell nicht angewendet, um hier keine Kommunikationsprobleme und begriffliche Unklarheiten zu erzeugen.

Erläuterung der Organisationskonzepte

Farm-Wikis

Frau Klug erklärt, dass die Installation des Farm-Moduls zur Bereitstellung von Einzelwikis in Erwägung gezogen wird. Besonders die Tochterunternehmen würden separate Berechtigungsanforderunen haben. Dies ist in einem Einzelwiki nur schwer abzubilden, da die Verrechtung hier nur über Namensräume möglich ist. Außerdem ist die Navigationsstruktur eines Einzelwikis nicht flexibel genug, um die Funktionalität dieser Nutzer adäquat abzubilden.

Vor diesem Hintergrund wurden daher die Merkmale und Besonderheiten von Farm-Wikis für die Inhaltsplanung behandelt.

​​Farm-spezifische Überlegungen

In der Wiki-Farm werden Inhalte in separaten Wikis verteilt. Hierbei ist es besonders wichtig, die Inhaltsorganisation richtig zu planen, um unerwünschte "Wissens-Silos" zu vermeiden und Berechtigungs-Anforderungen richtig einzuschätzen.

Stichwort	Beschreibung	Funktionen
Suche	Inhalte auffinden, effizienter Zugang zu Informationen	jedes Wiki hat einen eigenen Suchindex über die "Interwiki-Suche" können Suchergebnisse auch als Vorschau in anderen Wikis angezeigt werden. die Anzeige der Suchergebnisse in der "Interwiki-Suche" ist NICHT rechtegeprüft!
Berechtigungen	jedes Wiki hat eine separate Verrechtung	bei Single-Sign-on (SSO) Gruppen werden synchronisiert -> Gruppen müssen beim Anlegen eines Wikis auch im Wiki existieren und in der Rechteverwaltung jeweils verrechtet werden Gruppen werden nicht synchronisiert -> jeder Benutzer muss in jedem Wiki manuell einer Gruppe zugewiesen werden Manuelle Verrechtung:
Inhalte übertragen	über die Erweiterung "ContentTransfer" können Inhalte von einem Wiki in weitere Zielwikis kopiert werden (benötigt Server-Konfiguration)	1 Quellwiki: mögliche Zielwikis müssen vordefiniert werden (falls es nicht alle sind) alternativ: 1 Zielwiki (Publishing-Wiki): mögliche Quellwikis müssen vordefiniert werden (falls es nicht alle sind)
Inhalte abfragen	Inhalte können NICHT kombiniert abgefragt werden. Abfragen sind nur innerhalb eines Wikis möglich	je mehr Wikis existieren, desto mehr isolierte Wissensinhalte existieren
Musterwikis	enthalten Standard-Inhalte und Layout	für verschiedene Anwendungsfälle können Musterwikis erstellt werden, damit die CI und Standard-Portalseiten, Vorlagen etc. gleich mitgeliefert werden

Namensräume

Als wichtige Merkmale wurden besprochen:

• Syntax: Namensraum-Präfix ist Teil des vollqualifizierten Seitennamen
  • Protokoll:IT/2022-10-02 lädt die Unterseite 2022-10-02 zur Seite IT im Namensraum Protokoll

• Vordefiniert: Nur durch Admins erstellbar
• Berechtigungen: Verrechtung von Seiten nur über Namensraum

• Flache Struktur: es gibt keine Unter-Namensräume

• Suchfunktion: Eingrenzung der Ergebnisse
• Verknüpfung mit Dateien: Verrechtung von hochgeladenen Dateien nur über Namensraum-Zuordnung möglich

• 1 Namensraum pro Seite: Ermöglicht Mehrfachverwendung von Seitennamen (z.B. Hauptseite)

Kategorien

Als wichtige Merkmale wurden besprochen:

• Funktion (Mischkonzept):
  • Verschlagwortung
  • Anwendung einer Ordnungsstruktur
  • Temporäres "Tagging"
• Hierarchisch: Unterkategorien sind möglich

• Namensraum-unabhängig: Kategorien gelten im gesamten Wiki

Unterseiten

• Syntax: Schrägstriche erzeugen Unterseiten
  • „vollqualifizierter“ Seitenname der Seite "Technische Notizen": Produkt:N-52000768-2/Technische Notizen
• Separate Versionierung: Sammelfreigabe über Wurzelseite nicht möglich
• Sonderfall: Mehrsprachiges Wiki (Unterseiten über ISO-Sprachcodes: /en, /fr, ...)
• Zugriff über:
  • Breadcrumb / Seitenpfad
  • Parser-tag: {{#subpages}}
• Anwendungsfälle:
  • Wiederkehrendes Set von zusammengehörigen Seiten (z.B., Installationsprotokoll/<Seitenname>)
  • Übersicht -> Detail
  • Flache Unterseitenhierarchie ist sinnvoll (1-2 Ebenen tief)
  • Automatisches, konsistentes Anlegen der Unterseiten über Vorlagen/ Formulare

Semantische Attribute

• Stellen strukturierte Daten bereit, die in Vorlagen eingebunden werden und abgefragt werden können (z.B. Vorlage "Dokumenteninfo" am Seitenanfang)
• Können anstelle von Kategorien benutzt werden
• Können nur von Admins angelegt werden
• Benötigen meist Formulare

Analyse der Inhalte

Um eine sinnvolle Organisation des Wikis zu etablieren, müssen die Anforderungen hinsichtlich der einzelnen Inhaltstypen geklärt werden. Folgende Beispiele wurden diskutiert und auf ihre Anforderungen überprüft. Diese Übung dient als Grundlage für weitere interne Abstimmungen bezüglich der gewünschten Wiki-Struktur.

B=bearbeiten, F=freigeben, L=lesen, Kat=Kategorie, NR=Namensraum, SMW=Semantic MW, US=Unterseiten

Informationstyp	Format alt	Format neu	Produzent (Rechte: B, F)	Konsument Rechte: L)	Organisation (Kat, NR, SMW, US)
Installationsprotokoll (Nachweis)	docx	Seitenvorlage	nur IT (Infra)	nur IT	NR:IT-Infra US: Installationsprotokoll/SIP-<Servername>
Abc-protokoll (Nachweis)	docx	Seitenvorlage	nur IT (Infra)	nur IT	NR:IT-Infra US: abc-protokoll/<name>-<Servername>
Anleitung intern	docx	Seitenvorlage	nur IT	nur IT	NR:IT-Infra/Anleitung NR:IT-Infra/Anleitung
How-to			nur IT	alle Benutzer	NR:Wissen US:Wissen/How-to/....
How-to Troubleshooting			nur IT	alle Benutzer	US: Wissen/Fehlerbehbung/...
Knowledge Base		Seitenvorlagen, SMW-Vorlage, Formular?	nur IT	nur IT	NR:KB SMW: Attributwerte Typ....
Projektdokumentation		Seitenvorlage	nur IT	nur IT	NR:IT NR:IT/Projekt/<projektname>

​Hieraus ergibt sich:

• Mindestens benötigte Namensräume
  • IT_Infra: Ablageort für Nachweis-Dokumente wie Installations-Protokolle
  • IT: IT Dokumentation von Projekten, ....
  • KB: Knowledge Base als Sammlung des internen Wissens zum Informationsaustausch innerhalb der IT-Teams (organisiert über Formular/Attribute)
  • Wissen: Offener Namensraum für Helpdesk-Inhalte, die für alle Benutzer relevant sind
• Innerhalb der Namensräume erfolgt die weitere Organisation bevorzugt über Unterseiten basierend auf Informationstypen (z.B. IT-Infra:Anleitung/<Seitenname)

Ausstehende Themen

Navigation

• Seitenleiste
• Buchnavigation
• Zusatzmenü
• Portalseiten (Namensräume)
• SMW: Abfrage-Listen (Filter: Abteilung, Dokumententyp)

Vorlagen

• Dokumenteninfo
• Klassifizierung Knowledge Base

Im Wiki abgetrennter Bereich, dessen Inhalte über spezielle Berechtigungen gelesen und bearbeitet werden können. Einen Namensraum erkennt man an einem Präfix vor dem Artikeltitel.

Die Versionsgeschichte dokumentiert alle vorausgegangenen gespeicherten Änderungen einer einzelnen Seite. Dies erlaubt es, eine frühere Version direkt wieder wiederherzustellen. Die Unterschiede der einzelnen Versionen werden jeweils in verschiedenen Darstellungen verglichen.

Kategorien helfen, Seiten im Wiki zur organisieren. Jede Kategorie ist im gesamten Wiki verfügbar.

bietet beim Anlegen einer neuen Seite die Möglichkeit, aus vordefinierten Inhaltsstrukturen (Vorlagen, z.B. Inhaltsverzeichnis, Blöcke, Layout, Inhaltselemente) auszuwählen und somit eine Einheitlichkeit bei bestimmten Seitentypen herzustellen.